Lietuvos buhalteriu ir auditorių asocija teiravosi VMI, ar elektroniniu būdu parengta ir išsiųsta PVM sąskaita faktūra privalo būti saugoma elektroniniu būdu?
Ar vietoje elektroninės formos galima saugoti popierinę PVM sąskaitos faktūros kopiją, jei ji buvo išsiųsta tik elektronine forma?
VMI atsakė, jei sąskaita yra elektroninės formos, ji privalo būti saugoma elektroninėje formoje, popierinė dokumento forma yra netinkamas dokumentas VMI tikrinimo metu.
Iki 2013 metų sausio 1 dienos, PVM įstatymas reikalavo, kad siunčiama ir gaunama sąskaita elektroniniu paštu privalėjo būti atspausdinta ir saugoma popierinė jos versija. Daugelis įmonių ir toliau laikosi senos tvarkos, visos sąskaitos yra spausdinamos ir saugomos segtuvuose. Formaliai taip yra nusižengiama įstatymui. Galbūt mokesčių administratorius tikrindamas įmonę neatkreipia į tai dėmesio, bet jis turi teisę paprašyti originalių dokumentų, kurie jau gali būti ir prarasti arba išsibarstę per įmonės kompiuterius ar elektroninio pašto dėžutes. Norint nenusižengti įstatymui visas elektroniniu būdu siunčiamas ir gaunamas sąskaitas reikėtų saugoti elektroniniame registre. Spausdinti šių dokumentų saugojimui nėra prasmės. Sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų, taip pat ir elektronine forma, ir užtikrinti, kad mokesčių administratoriui paprašius būtų suteikta prieiga prie elektroninėse priemonėse esančių duomenų.
Tiek sąskaitoms faktūroms, tiek visiems kitiems elektroniniams dokumentas saugoti LBAA rekomenduoja naudoti specializuotą dokumentų valdymo sistemą. Siūlome pasidomėti UAB BSS IT kompanijos dokumentų valdymo moduliu. UAB BSS IT puslapyje www.bss.biz pateikiama daug informacijos apie elektroninius dokumentus bei jų valdymą.